Devido à situação emergencial deflagrada pela pandemia do novo coronavírus muitos fornecedores previamente qualificados pela sua farmácia eventualmente podem não dispor de insumos que você precisa, fazendo com que seja necessário buscar essas substâncias com novos fornecedores.

Embora o processo de aquisição de insumos pela farmácia permaneça sendo o habitual – que vai da definição dos melhores fornecedores, passando pela especificação dos insumos e finalizando no controle de qualidade conforme descrito na RDC nº 67/2007 –, é ainda mais importante nesse momento de exceção que o farmacêutico estabeleça critérios de aceitação e defina a especificação técnica (fichas de especificação) do insumo que deseja adquirir, uma vez que as auditorias in loco nos fornecedores estão paralisadas.

Ao adquirir um insumo pela primeira vez, solicite ao fornecedor os dados cadastrais (caso não tenha) e dados físico-químicos e microbiológicos para análise prévia para estabelecer a ficha de especificação e a ficha de compra. Então, adquira o insumo com mais segurança e com a documentação do insumo já estabelecida.

A partir da ficha de especificação, elabore também a ficha de compra do insumo com informações técnicas simplificadas que facilitem ao comprador – farmacêutico ou não – efetuar as próximas compras com segurança para receber exatamente o insumo desejado. A Anfarmag já preparou e disponibilizou mais de 1.000 fichas de especificação de insumos e as respectivas fichas de compra que você pode acessar por meio da Área do Associado.

Para a aquisição de um novo insumo, acorde com o fornecedor para que ele envie o certificado de análise com informações imprescindíveis e conclusivas acerca das características e qualidade:

• Nome
• DCB, DCI e/ou CAS, quando aplicáveis
• Nome botânico (plantas)
• Nome químico,
• Fórmula molecular
• Data de validade
• Nome do fabricante e origem, quando possível
• Lote do fabricante e do fornecedor
• Data de fabricação e data de validade
• Número da ordem de fracionamento
• Requisitos quantitativos e qualitativos com os respectivos limites de aceitação
• Referência de monografia farmacopeica (na ausência desta, utiliza-se referência e especificação estabelecida pelo fabricante)
• Data de emissão, identificação e assinatura do responsável (Resolução RDC nº 204/2006).

No momento do recebimento do insumo, a farmácia deve avaliar a integridade do material, a quantidade recebida, a identidade e, em seguida, identificá-lo com um padrão interno para manter em status de quarentena até o controle de qualidade conforme Resolução RDC 67/2007 e a liberação final para uso.

Por fim, insumos aprovados devem ser armazenados conforme procedimento operacional da farmácia de forma a preservar as características definidas pelo fornecedor/fabricante até o momento de uso e a documentação arquivada.

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