Um dos aspectos mais relevantes na farmácia magistral é sua garantia da qualidade de produtos, definido pela RDC nº 67/2007 como “esforço organizado e documentado dentro de uma empresa no sentido de assegurar as características do produto, de modo que cada unidade do mesmo esteja de acordo com suas especificações.”
Uma gestão da qualidade eficiente deve garantir a qualificação dos sistemas da qualidade e regulatório em uma farmácia magistral. Assim, é necessário estar em conformidade com uma série de requisitos técnicos e legais. Pensando nisso, a Anfarmag estruturou o Projeto Personal Quality, que visa auxiliar gestores, farmacêuticos e demais pessoas da equipe a atender às exigências da resolução, bem como a desenvolver seu sistema de gerenciamento da qualidade de produtos e processos.
O que é o Projeto Personal Quality?
O Projeto Personal Quality, da Anfarmag, é um programa dividido atualmente em três fases. Seu objetivo central é avaliar e adequar os sistemas da qualidade e regulatório da farmácia magistral de acordo com as normas vigentes e as melhores práticas. O programa também objetiva:
- capacitar o gestor e farmacêutico responsável pela qualidade no uso de ferramentas e indicadores de forma sistemática, facilitando as tomadas de decisão;
- assegurar a profissionalização da equipe, para que a farmácia mantenha o sistema da qualidade robusto, confiável, eficaz e com uma rastreabilidade segura;
- habilitar a farmácia e a equipe para autoinspeções e inspeções de órgãos fiscalizadores.
A duração do programa é de 12 meses por fase, ou seja, 36 meses no total. Além disso, ele pode abranger até 17 farmácias, de modo que todas tenham acompanhamento integral por um especialista em gestão da qualidade credenciado pela Anfarmag, de forma remota e/ou presencial. O planejamento das etapas e sua aplicação é definida logo no início de cada etapa com os gestores de cada farmácia, levando em consideração suas características.
A primeira fase do programa é dividida em quatro etapas: planejamento estratégico (a distância), autoinspeção orientada (presencial e/ou a distância), execução e monitoramento de gestão da qualidade (presencial e/ou a distância) e verificação da rastreabilidade total (presencial).
A segunda fase do programa é dividida em três etapas: análise crítica de indicadores (a distância), execução e monitoramento da gestão da qualidade (presencial e/ou a distância) e verificação da rastreabilidade (presencial).
A terceira fase do programa é desenvolvida de forma personalizada para cada farmácia do grupo, sendo definida a partir do nível de desenvolvimento alcançado por ela nas duas etapas anteriores. Essa fase inclui planejamento estratégico voltado para o desenvolvimento do negócio, desenvolvimento de equipes de alta performance, de lideranças e avaliação de perfis de pessoas, além de continuar o monitoramento de processos para assegurar sua rastreabilidade.
Cada uma dessas fases é aplicada segundo o planejamento definido entre as partes (especialista e gestor da farmácia) e é mentorizada e monitorada para que o estabelecimento tenha o melhor desempenho possível, dentro de suas possibilidades. O objetivo é que todos os integrantes das equipes estejam prontos para atuar de maneira eficaz e segura, compreendendo a fundo suas responsabilidades e os processos sejam otimizados e sejam realizados de forma segura e mais produtiva.
Como o Projeto Personal Quality funciona?
Ao fazer parte do Projeto Personal Quality, o gestor receberá, em sua farmácia, um especialista da Anfarmag. O foco é construir, em conjunto, maneiras de qualificar os sistemas da qualidade e regulatório na farmácia magistral. Para isso, parte-se das necessidades observadas pelo especialista e destacadas pelo gestor ou demais membros da equipe.
Como parte das funções do especialista Anfarmag, destacam-se:
- executar as inspeções orientadas iniciais em cada fase. A partir delas, ele elaborará um relatório inicial e realizará reuniões com o farmacêutico e a equipe para construir o plano de ação das melhorias;
- propor melhorias nos documentos, formulários, indicadores da qualidade e registros da farmácia magistral, adequando-os aos Indicadores de Qualidade do Projeto Personal Quality;
- acompanhar e executar, presencialmente ou a distância, toda a aplicação do programa;
- instrumentalizar a farmácia e executar a qualificação retrospectiva dos sistemas de água, ar, instrumentos de medicação, limpeza e manipulação;
- treinar todos os colaboradores, incluindo o gestor e o farmacêutico, para a aplicação de boas práticas;
- desenvolver equipes ágeis e produtivas, reduzindo custos e melhorando sua performance;
- instrumentalizar a farmácia para o desenvolvimento do planejamento estratégico dos negócios;
- executar as inspeções finais para verificação de rastreabilidade e fazer toda a análise documental.
Ao longo da aplicação do projeto, o especialista também recomendará e internalizará na farmácia uma série de documentos. Eles visam padronizar os elementos de registro e avaliação dos processos. Assim, será possível sistematizar a gestão da qualidade e facilitar as tomadas de decisão.
Com a execução das etapas do projeto, o gestor, o farmacêutico e a equipe desenvolverão um senso aprimorado de eficácia e segurança. Desse modo, ao final do período de três anos, a farmácia magistral terá um modelo funcional de qualificação dos sistemas da qualidade e regulatório, o que pode contribuir significativamente para o seu crescimento.
Por que realizar a qualificação dos sistemas da qualidade e regulatório?
Para além de ficar em conformidade com as exigências de diferentes órgãos reguladores, a qualificação dos sistemas da qualidade e regulatório traz uma série de benefícios.
Em primeiro lugar, ela aumenta o valor da sua farmácia magistral. Gestores, farmacêuticos e equipe recebem um treinamento intenso e passam a executar suas funções de forma ágil, o que melhora o atendimento e a qualidade dos serviços.
Aprender a realizar autoinspeções também faz com que a farmácia magistral esteja pronta para inspeções externas e mantenha seu nível de qualidade elevado. Outro fator importante é a segurança da qualidade que o programa traz para a farmácia, permitindo total rastreabilidade de produtos e processos. Por fim, os treinamentos e especializações do farmacêutico e equipe fazem com que eles aprimorem seus conhecimentos técnicos e legais e atuem de maneira mais assertiva na preparação e dispensação de produtos magistrais aos pacientes.
Quais são os benefícios do Projeto Personal Quality?
Além das vantagens mencionadas anteriormente, o Projeto Personal Quality garante à farmácia magistral o olhar atento de um consultor especialista. Dessa forma, as mudanças realizadas têm como foco as necessidades e processos daquela farmácia em específico, levando em consideração sua equipe e seus objetivos.
Alguns outros benefícios de implementação do programa de qualificação dos sistemas da qualidade e regulatório são:
- contar com um especialista em tempo integral, de forma remota e/ou presencial, com um valor de investimento mensal bastante reduzido;
- otimizar processos e produtividade geral com redução de custos e perdas;
- alcançar segurança e qualidade dos processos, produtos e serviços obtidos com a profissionalização da farmácia;
- preparar o gestor, o farmacêutico e a equipe para a gestão da qualidade, autoinspeções e inspeções externas e a avaliação de indicadores para tomadas de decisão;
- aumento da segurança dos processos, proporcionando a prática da melhoria contínua e a redução dos custos da não qualidade.
A participação em um projeto especializado e de alta qualidade feito de forma individualizada contribuirá para a sua farmácia magistral de diversas maneiras. Esta é uma importante estratégia para garantir que a equipe esteja sempre atualizada e atendendo às necessidades dos pacientes e dos órgãos reguladores.
Por isso, não perca tempo: entre em contato conosco e saiba mais!