Para garantir a sustentabilidade do seu negócio e oferecer aos clientes produtos magistrais seguros e eficazes, o farmacêutico e demais profissionais responsáveis pela farmácia precisam dar uma atenção muito especial para a gestão de qualidade e para o controle dos processos de manipulação. Uma grande aliada nesta busca pela excelência dos processos é a aplicação da melhoria contínua, uma prática que as empresas adotam para aperfeiçoar seus produtos, serviços, fluxos e processos de forma ininterrupta.
O que é melhoria contínua?
Em gestão de negócios e da qualidade, a melhoria contínua é uma técnica aplicada por empresas de pequeno, médio e grande porte com o objetivo de identificar falhas nos processos e definir soluções rápidas. Trata-se de um processo cíclico, com etapas que vão se repetir infinitamente ao longo da cadeia de produção das farmácias magistrais. No controle dos processos de manipulação, a melhoria contínua coloca em prática, nas rotinas de gestão, uma série de ações que visam a garantir e aprimorar a eficiência dos fluxos e dos processos internos, impactando diretamente e positivamente na qualidade dos produtos manipulados e dos serviços prestados aos clientes, o que agrega valor ao negócio.
Mas como aplicar a melhoria contínua em sua farmácia de manipulação? A técnica pode ser implantada por meio de ferramentas e metodologias simples e de baixo custo.
3 ferramentas de melhoria contínua para a sua farmácia de manipulação
A sua farmácia tem adotado práticas de gestão eficiente, como ferramentas de melhoria contínua? Separamos três importantes metodologias aplicadas na indústria e que são facilmente adaptáveis para qualquer tipo de negócio e porte de empresa: o método QbD, o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA. Suas aplicações são de baixo custo, implicando apenas na dedicação da equipe para a implantação e no investimento em capacitação técnica para a execução do projeto. Conheça cada uma dessas ferramentas:
- Quality by Design (QbD)
Um dos maiores desafios do setor magistral é garantir a eficácia e a segurança de todo o processo de manipulação e a qualidade do produto final. A “qualidade baseada no projeto” (Quality by Design, em inglês, ou QbD) é uma das metodologias mais utilizadas na indústria farmacêutica, bioquímica e na farmácia magistral. Trata-se de abordagem sistemática por meio da previsão de riscos, aplicada para acompanhar cada etapa da manipulação Exemplo: na de cápsulas, um único processo é separado em várias outras etapas com o objetivo de estabelecer o procedimento operacional ideal para cada fase avaliando o cenário, calculando possíveis riscos, reduzindo custos e tornando o processo mais eficiente como um todo.
Desenvolvida na década de 1950 pelo engenheiro Joseph M. Juran, a metodologia QbD nos permite realizar o Gerenciamento de Riscos, um processo essencial para as farmácias certificarem-se da qualidade dos medicamentos magistrais, da integridade física das pessoas envolvidas neste trabalho e dos equipamentos e estruturas utilizados.
- O Diagrama de Ishikawa, Diagrama de Causa e Efeito ou “espinha de peixe”
Esta fermenta visual, representada a partir da imagem de uma espinha de peixe, traz o diagrama criado em 1943 pelo engenheiro químico Kaoru Ishikawa e é bastante aplicado na produção industrial. Também conhecida como Diagramada de Causa e Efeito ou Metodologia 6M, esta abordagem faz uma correlação entre causa (6M) e efeito (problema), nos ajudando a encontrar a verdadeira causa de determinado problema.
Dentro do nosso cenário, o produto final manipulado será sempre o efeito (problema). Aplicando a metodologia 6M, as possíveis causas desse problema (presentes na espinha de peixe) são:
Método: quando a não conformidade está ligada ao processo de manipulação do produto.
Matéria-prima: quando a qualidade do insumo utilizado não está em conformidade.
Mão-de-obra: a causa pode estar relacionada a atitudes de algum colaborador ou falha humana (imprudência, ato inseguro, pressa, procedimento realizado de forma inadequada etc.).
Máquina: a não conformidade está relacionada a um equipamento sem manutenção.
Medida: a causa pode estar relacionada a métricas e instrumentos de medidas como calibração, indicadores, variações sem acompanhamento, entre outros.
Meio ambiente: a não conformidade pode estar relacionada a fatores externos como calor, umidade, vento, umidade ou a questões estruturais (espaços inadequados, leiaute mal distribuído etc.).
A “espinha de peixe” pode ser preenchida com outras causas, não necessariamente aplicando-se a metodologia 6M.
- Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act)
O método PDCA (Plan, Do, Check, Act, ou planejar, executar, verificar e agir) é conhecido como ciclo, pois os quatro passos se completam e devem ser aplicados de forma sequencial e contínua dentro do processo de melhoria dos processos de gestão. Tornou-se popular a partir dos estudos do dr. W. Edwards Deming, considerado o pai do controle da qualidade.
Na primeira etapa, “planejar”, devemos iniciar um plano de ação, estabelecendo os objetivos e definir os processos (metas e meios) necessários para chegar ao resultado esperado. É importante traçar o caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam conquistados, definir os métodos que serão utilizados e dividir a equipe e os líderes responsáveis pelo processo.
Nesta fase há uma tarefa muito importante que é entender os principais problemas e desafios que estão impactando a gestão da qualidade da farmácia de manipulação. Vale a pena fazer um intercâmbio de métodos e aplicar o Diagrama de Ishikawa para identificar as causas (6M) desse cenário.
Em “executar”, segunda etapa do ciclo, é hora de treinarmos os envolvidos, executarmos os processos e darmos início à implementamos do plano de ação. Por ser uma das etapas mais importantes, devemos acompanhar de perto e mensurar os resultados de cada tarefa concluída. Assim, garantimos que as etapas sejam cumpridas conforme o planejado ou sejam readaptadas.
Na fase de “verificar” analisamos os resultados (observando os itens de verificação anteriormente propostos no plano de ação) e confrontamos com o que estava esperado. Esta etapa pode ser realizada no decorrer das etapas ou ao final dos ciclos.
Finalmente, na última etapa, “agir”, analisamos os resultados, avaliamos as pendências e, se necessário, realizamos ações corretivas. Nesta fase também podemos verificar a necessidade de realizarmos um novo ciclo de PDCA para a melhoria contínua dos processos.
Não esqueça dos treinamentos
Agora que você conheceu alguns métodos e ferramentas essenciais para a melhoria contínua dos processos em sua farmácia de manipulação, é preciso entender que a eficácia de suas aplicações só é viável se aliada ao conhecimento. A capacitação e o treinamento contínuos de toda a equipe são fatores determinantes para minimizar e evitar erros no meio do caminho. Por isso, é importante que o time de profissionais da sua farmácia se mantenha atualizado sobre todos os processos e das novidades sobre procedimentos operacionais e do mercado. Investir em qualificações profissionais, além de valorizar a equipe, impulsiona a expertise e a reputação da sua farmácia diante dos clientes e do mercado magistral.
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